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Program Management Guidelines
15. Elaboración de propuestas
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1. La elaboración de propuestas durante emergencias
Cuando se producen emergencias, la elaboración de propuestas es una función crítica cuya finalidad es recaudar fondos de donantes privados e institucionales para las operaciones de respuesta, y proporcionar un claro documento de diseño que los jefes del proyecto puedan usar para ejecutar las actividades y presentar informes sobre las mismas. Las emergencias exigen la elaboración de numerosas propuestas en un espacio de tiempo limitado. No elaborar propuestas limita la capacidad de CARE para reunir fondos para cubrir las necesidades de la respuesta, y podría dañar la reputación de CARE ante sus donantes principales.
1.1 Roles y responsabilidades de CI en la elaboración de propuestas |
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Puesto
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Principales responsabilidades
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Equipo de valoración
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Diseñar la estrategia inicial del programa y preparar perfiles iniciales de proyecto y propuestas generales.
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Redactor de Propuestas
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Elaborar propuestas de financiamiento oportunas y de gran calidad para movilizar fondos suficientes para la respuesta.
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Coordinador de Programa/ ACD de Programas
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Coordinar todas las actividades de desarrollo del programa para garantizar la calidad de la respuesta de CARE y asegurar la alineación de las propuestas (incluido el presupuesto) con la estrategia.
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Director de País /Jefe de Equipo
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Encargarse de las relaciones con los donantes (además ver el Capítulo 14 Movilización de Fondos).
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Departamento de Finanzas
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Preparar, revisar y aprobar todos los presupuestos ante de su presentación.
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Unidades de apoyo (incluyendo Logística y Compras)
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Hacer aportes al diseño y presupuesto del proyecto en lo que respecta a los costos y las necesidades de apoyo.
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Miembros de CARE Internacional
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Apoyar el proceso de elaboración de propuestas, incluyendo dar lineamientos, instrucciones y asesoramiento sobre los aspectos de enlace con los donantes, ayudar a elaborar borradores de propuestas, corregirlos, y presentarlos.
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Miembro Principal
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Apoyar en el desarrollo y la aprobación de las propuestas, y en las relaciones con los donantes, cuando sea necesario.
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1.2 Funciones del Redactor de Propuestas
El ACD de Programas (o, en su lugar, el Coordinador de Programas) y el Redactor de Propuestas participarán en este proceso. El ACD tiene la responsabilidad de coordinar la estrategia y el diseño de todo el programa, y de garantizar la calidad del mismo. El Redactor de Propuestas se encarga de preparar las propuestas, coordinar y hacer seguimiento al inventario de propuestas. Otros empleados de la OP intervendrán haciendo aportes a la propuesta y al presupuesto, bajo la coordinación del Redactor de Propuestas. El departamento de Finanzas, en particular, debe asignar a sus empleados las tarea de preparar los presupuestos (ver también el Capítulo 24 Finanzas).
En emergencias de pequeña escala, el ACD de Programas puede encargarse de redactar las propuestas. Sin embargo, en emergencias de mediana o gran escala, es necesario designar inmediatamente un Redactor de Propuestas dedicado. En emergencias de enormes proporciones, es necesario contar con varios Redactores de Propuestas.
La presencia de un Redactor de Propuestas dedicado influirá mucho en la capacidad de CARE para recaudar fondos con rapidez, por lo que es una inversión prioritaria. La inexistencia de un Redactor de Propuestas hará que CARE pierda oportunidades de financiamiento, y limitará la capacidad del ACD para concentrarse en la estrategia e implementación del programa. Esto expone a CARE a una reducción de su efectividad en lo que respecta a la recaudación de fondos y la calidad del programa.
Las funciones principales del Redactor de Propuestas incluyen:
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Trasladar la estrategia del programa a perfiles de proyecto y propuestas de proyecto
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Redactar propuestas rápidas y de optima calidad que se ajusten a las normas del donante
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Coordinar una estrategia de correspondencia entre las propuestas y los donantes (qué propuestas enviar a qué donantes) para asegurar que las actividades prioritarias sean las primeras en financiarse, que las asignaciones de fondos estén equilibradas conforme a la estrategia del programa, y que el foco de las propuestas se ajuste a las normas de elegibilidad del donante
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Coordinar con el ACD de Programas para alinear el contenido de la propuesta con la estrategia y los planes operacionales, incluyendo las intervenciones, la distribución geográfica, los requerimientos financieros, y las necesidades de personal
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Coordinar la provisión de aportes a las propuestas por parte de otros equipos, incluyendo los aportes de los especialistas sectoriales, los requerimientos operacionales y logísticos, así como los aportes de Finanzas a los presupuestos.
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Coordinar el proceso de revisión y presentación de propuestas con el Miembro de CARE Internacional o el donante.
Se identificará como Redactor de Propuestas a un miembro del ERT de la OP, que cuente con excelentes destrezas para la redacción de propuestas. Si ninguno de los miembros reúne este requisito, solicitar un Redactor de Propuestas de emergencia con experiencia a través del CERT (consultar el Capítulo 23 Recursos Humanos). Ver el Anexo 15.1 Términos de Referencia para el Redactor de Propuestas, y el Anexo 15.2 Términos de Referencia para el Coordinador de Programa.
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2. Pasos críticos para redactar propuestas
| þ Lista de comprobación |
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Asegurar que haya capacidad suficiente y dedicada para la redacción de propuestas con miras a producir numerosas propuestas de buena calidad en marcos de tiempo muy cortos.
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Entender que la propuesta es una importante herramienta de diseño, gestión y rendición de cuentas de proyectos, además de una herramienta para recaudar fondos.
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Coordinar con otros miembros del equipo de emergencia, incluidos los equipos de valoración y las unidades de apoyo, para obtener aportes para la propuesta y el presupuesto.
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Coordinar con el Miembro de CARE que presentará la propuesta para recibir asesoramiento sobre las normas del donante y el proceso de presentación de propuestas.
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Hacer uso eficaz y eficiente del apoyo provisto por el Miembro de CARE.
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Junto con el Miembro de CARE, manejar cuidadosamente las relaciones con el donante para asegurar que los requerimientos de la propuesta sean claros y para presentar el proyecto de CARE de forma positiva.
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Alinear todas las propuestas con la estrategia del programa para garantizar que el financiamiento sea destinado a las prioridades principales.
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Distribuir lo antes posibles perfiles breves y generales que ayuden a recaudar fondos.
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Usar los formatos de propuesta correctos establecidos por el donante y ceñirse a las instrucciones.
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Seguir principios de buen diseño para asegurar que la propuesta represente una intervención adecuada y de calidad que es pertinente a las necesidades humanitarias.
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Asegurar que la propuesta esté bien presentada y que demuestre la capacidad de CARE.
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Preparar presupuestos, verificar su exactitud y asegurar que se haya incluido todos los costos administrativos, de programa (implementación, monitoreo y evaluación) y de apoyo.
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Presentar propuestas en coordinación con el Miembro de CARE que proporciona apoyo. Asimismo, de acuerdo con el Miembro Principal y el miembro que proporciona apoyo, revisar y aprobar políticas.
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Hacer seguimiento a las propuestas usando la matriz de inventario de propuestas de modo que se cuente con información sobre el estado de cada propuesta y de todo el inventario.
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Asegurar que el Redactor de Propuestas documente y archive toda la información crítica, y que haga la respectiva transferencia de responsabilidad al equipo de implementación.
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3. La importancia de la propuesta
Las propuestas son documentos clave en los programas de respuesta a emergencias de CARE. Si bien el objetivo primordial de la propuesta es ayudar a obtener financiamiento para las intervenciones de CARE, es importante entender que el documento de propuesta tiene otras funciones críticas y que las propuestas tienen que ser de buena calidad para servir a esas funciones. Las funciones de una propuesta son:
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Recaudación de fondos - las propuestas aseguran el financiamiento de CARE. La propuesta debe convencer al donante de que la necesidad identificada por CARE es importante, y que CARE tiene la capacidad y el enfoque correcto para abordar las necesidades, lograr buenos resultados, y dirigir el proyecto de manera responsable. Una propuesta de mala calidad, o una propuesta presentada después de la fecha señalada, puede hacer que CARE pierda importantes oportunidades de financiamiento.
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Diseño - la propuesta documenta el diseño de un proyecto. Los resultados de buena calidad dependen de diseños de proyecto de buena calidad, por lo cual la propuesta debe ser más que un argumento de venta. La propuesta debe representar un diseño apropiado que permitirá a CARE tener un impacto positivo sobre las necesidades humanitarias y considerar las implicancias a largo plazo de sus intervenciones para apoyar a la recuperación de la población afectada (ver, en la
sección 7.2, principios de buen diseño).
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Implementación - la propuesta es la principal herramienta de gestión para la implementación de los proyectos. La propuesta y el presupuesto deben seguir una lógica clara, y hacer una descripción adecuada de las actividades y los productos esperados para ayudar al jefe del proyecto a implementarlo. También ayuda a identificar al personal necesario para llevar a cabo las actividades del proyecto. Los resultados y los productos esperados deben ser claros y alcanzables.
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Rendición de cuentas - la propuesta es el documento en base al cual se responsabilizará a CARE en términos de lo que ha cumplido. El jefe del proyecto tendrá que presentar informes de las actividades realizadas frente a lo que CARE señaló en la propuesta, por lo que es crucial que el contenido sea viable desde el punto de vista programático y financiero, y alcanzable dentro del marco de tiempo establecido.
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4. Coordinar el proceso de elaboración de la propuesta
El proceso de elaboración de una propuesta exige buena coordinación al interior de la OP, entre la oficina de país y el Miembro de CARE Internacional que presentará la propuesta, así como con el donante. Esto es importante para que no haya pérdida de tiempo, para que se presente los documentos correctos y para que no se incumpla el plazo de presentación. La coordinación debe estar a cargo del Redactor de Propuestas.
En lo que respecta a la coordinación en la OP, asegurar lo siguiente:
En cuanto a la coordinación con el Miembro de CARE Internacional, asegurar lo siguiente:
En cuanto a la coordinación con el donante, asegurar lo siguiente:
En el Capítulo 16 Gestión de Contratos con Donantes se expone otros lineamientos para dirigir el proceso de presentación de propuestas.
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5. Alinear las propuestas con la estrategia del programa
Las propuestas deben estar en consonancia con la estrategia del programa de respuesta a emergencias de CARE. Para mayor información sobre los lineamientos de la estrategia del programa, consultar el Capítulo 7 Lineamientos Generales de Programación. La estrategia de CARE debe establecer los objetivos de programa, las intervenciones clave y las metas de recaudación. Ver el Anexo 15.3 Documento de Estrategia y Llamamiento Inicial.
Lamentablemente, en la primera fase de una emergencia, a menudo se acepta financiamiento para actividades que pueden ser inapropiadas o de baja prioridad si no hay una estrategia clara, o si no se ha alineado las propuestas con dicha estrategia. Ello puede conducir a problemas durante la implementación o simplemente al uso ineficiente de los fondos. Asimismo, puede conducir al subfinanciamiento o sobrefinanciamiento de una operación de respuesta si no se hace seguimiento a las propuestas teniendo presente la meta general de recaudación (ver también el Capítulo 14 Movilización de Fondos).
Para asegurar que las propuestas estén alineadas con la estrategia del programa:
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Compartir lo antes posible el documento de estrategia y llamamiento inicial con los Miembros de CARE
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el ACD de Programas debe definir claramente las prioridades de financiamiento en base a la estrategia
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el Redactor de Propuestas debe compaginar las prioridades de financiamiento identificadas en la estrategia con las oportunidades de financiamiento existentes. Ver el Anexo 15.4 Potential Funding Targeting Matrix
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Las propuestas de actividades que no están incluidas en la estrategia no deben ser presentadas por la OP o los Miembros de CARE Internacional, a menos que se establezca expresamente con el ACD de Programas o el Director de País/Jefe de Equipo
El progreso frente a la meta de recaudación debe ser monitoreado por actividades clave, para garantizar que la propuesta apoye al proceso de recaudación y que ciertas actividades no sean sobrefinanciadas o subfinanciadas (ver el Anexo 15.5 Matriz de Financiamiento).
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6. Perfiles de proyecto
Se debe preparar perfiles iniciales de proyecto, los mismos que deben ser distribuidos lo antes posible a través del grupo ERWG. Ello permitirá que los Miembros de CARE Internacional se dirijan a donantes de interés potencial. Los perfiles generales, que se pueden usar con varios donantes, les sirven de mucho a los recaudadores para vender el programa de CARE a los donantes privados e institucionales.
El primer documento compartido debe ser la versión preliminar del documento de estrategia y llamamiento inicial, seguida de un perfil de proyecto básico que comprenda todo el programa o perfiles de proyecto específicos (ver el Capítulo 7 Lineamientos Generales de Programación, y el Capítulo 14 Movilización de Fondos).
Algunos donantes pedirán que se presente un perfil antes de invitar a las ONG a presentar una propuesta completa. En tal caso, por lo general hay que seguir lineamientos concretos, y es necesario solicitar asesoramiento al Miembro de CARE o al donante respecto a los requerimientos. En los siguientes anexos se presenta un formato y modelos de perfiles y propuestas:
Anexo 15.6 Perfil de Proyecto - formato
Anexo 15.7 Perfiles de Proyecto y Propuestas Generales - Modelos
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7. Redactar propuestas
7.1 Formatos de propuesta
Las propuestas de los proyectos de emergencia generalmente constan de:
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Antecedentes del desastre y valoración de las necesidades humanitarias
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metas, objetivos y actividades del proyecto propuesto
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cómo abordará el proyecto los temas transversales importantes
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descripción de la capacidad y la estructura organizacional (incluidos los roles y las responsabilidades) de los directivos encargados de la gestión de CARE.
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análisis de riesgos
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presupuesto
-
en ciertos casos, un marco lógico.
Las propuestas deben ajustarse al formato establecido por el donante. La mayoría de los donantes entregará formatos con instrucciones de lo que debe contener cada sección. Consultar siempre con el Miembro de CARE (o con el representante del donante a falta del Miembro de CARE) sobre los lineamientos y el formato más reciente de la propuesta y del presupuesto. Ver formatos para propuestas de emergencia en el Anexo 15.8 Formatos de Propuesta del Donante.
Si el donante no tiene un formato establecido, se puede usar un formato de propuesta general. Consultar el Anexo 15.9 Formato de Propuesta General y el Anexo 15.10 Modelos de Propuestas.
7.2 Sugerencias para redactar propuestas
Las siguientes sugerencias pueden ayudar a hacer frente a los desafíos de redactar propuestas en situaciones de emergencia y, al mismo tiempo, cumplir los principios de buen diseño y presentación.
Abordar los desafíos de redactar propuestas en una situación de emergencia:
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Los marcos de tiempo son cortos - La mayoría de las propuestas deben ser redactadas con suma rapidez. Durante la fase inicial de la emergencia, el Redactor de Propuestas tiene que escribir mucho y con rapidez.
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La información y datos concretos son escasos - Los Redactores de Propuestas tienen que hacer lo mejor que pueden con la información disponible. No dejar que la falta de información paralice el trabajo ni hacer falsas afirmaciones sobre lo que CARE hará si no se está seguro de lo que CARE puede cumplir.
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La situación es cambiante e impredecible - es necesario que en la propuesta haya espacio para la flexibilidad.
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Resulta difícil lograr un equilibrio razonable entre proporcionar un buen diseño a los ejecutores del proyecto y garantizar la realización de todas las actividades específicas en un ambiente operativo incierto - esta es una habilidad que aprenden los Redactores de Propuestas experimentados.
Asegurar que las propuestas se ajusten a buenos principios:
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Todos los proyectos, incluidos los de emergencia, deben ajustarse a los Principios y Normas de Programa de CARE. Usar la Lista de Comprobación de Normas de Programa para Emergencias ( Anexo 15.11) para verificar rápidamente los aspectos relacionados con la calidad del diseño y asegurar que los temas transversales sean tratados adecuadamente.
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Basar el diseño en una valoración exhaustiva de la situación humanitaria.
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Asegurar que el diseño sea realista y que se pueda realizar dentro del marco de tiempo establecido y de acuerdo al presupuesto solicitado.
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Asegurar que el diseño comporte una respuesta lógica para abordar un problema importante.
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Asegurar que la propuesta esté alineada con la estrategia general de programa de CARE y la ventaja comparativa de CARE.
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Tener presente los riesgos que enfrenta el proyecto y articular estrategias para manejarlos.
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Coordinar con otras organizaciones para evitar proponer las mismas intervenciones con la misma población afectada.
Asegurar que la propuesta sea convincente y bien presentada:
- Garantizar que la propuesta refleje el proceso de valoración realizado por CARE y el entendimiento de la situación humanitaria por parte de CARE, y que demuestre que ha sido coordinada con otros actores clave.
- Demostrar claramente la capacidad de CARE, tanto a nivel local como a nivel mundial.
- Cerciorarse siempre de que se esté usando el formato correcto establecido por el donante para la respuesta a la emergencia.
- Asegurar que el estilo de redacción sea claro y sencillo.
- Asegurar que la propuesta sea lógica y tenga sentido. Verificar dos veces para tener la seguridad de que se ha seguido al pie de la letra las instrucciones contenidas en el formato.
- Si hay vacíos de información, demostrar cómo se esta tratando de resolver estos vacíos - no pasarlos por alto ni ignorarlos.
- Asegurar que la propuesta narrativa y el presupuesto concuerden.
- Si se contrata un traductor, asegurarse de verificar la calidad de su trabajo.
Verificar con el Miembro de CARE Internacional o el representante del donante, cualquier otra norma establecida por éste, incluyendo la elegibilidad de las actividades y los costos.
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8. Preparación del Presupuesto
El Capítulo 24 Finanzas explica detalladamente los lineamientos para la preparación del presupuesto. En lo que respecta a los asuntos contractuales a considerarse durante el proceso de elaboración del presupuesto, ver el Capítulo 16 Gestión de Contratos con Donantes.
El personal de programas, finanzas y apoyo a programas debe participar en la preparación de los presupuestos. Por lo general, el Redactor de Propuestas prepara el primer borrador del presupuesto ingresando las partidas presupuestarias, asesorándose con el personal de apoyo a programas respecto a las partidas de apoyo que se requerirán. El Gerente de Finanzas debe ayudar con los costos, la contabilidad y la revisión del presupuesto.
Todos los presupuestos deben ser revisados y aprobados por el Gerente de Finanzas de la OP antes de su presentación. La revisión del presupuesto antes de su presentación permite asegurar que se haya contemplado los puntos mencionados en la lista de comprobación y que se haya usado el formato establecido por el donante. El Miembro de CARE Internacional que proporciona apoyo debe comprobar que todos los costos relacionados con él (recuperación de ICR/ADRET, monitoreo, funcionario encargado del país) hayan sido incluidos.
8.1 Lista de comprobación rápida para el presupuesto de respuesta a una emergencia
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¿Qué costos iniciales de ayuda cargados al ERF deben ser asignados a los presupuestos para reembolsar al ERF?
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¿Se puede incluir los costos de valoración?
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¿Se ha incluido el nivel correcto de ICR/ADRET del Miembro de CARE Internacional?
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¿Se ha incluido el nivel correcto de los costos de gestión y apoyo al programa de la OP?
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¿Se ha usado el tipo de cambio correcto?
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¿El presupuesto considera el alza de los precios que puede deberse a la emergencia?
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¿Los costos propuestos por CARE son realistas y comparables con los de otras organizaciones?
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¿Se ha incluido fondos suficientes para:
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el personal de emergencia actual y nuevo, los sueldos y los costos de apoyo?
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equipo y personal de seguridad?
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equipo de telecomunicaciones, tarifas telefónica y personal?
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costos de apoyo por concepto de transporte y almacenamiento, los cuales pueden haber aumentado?
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-
gastos financieros relacionados con auditorías, facilitadores de dinero, etc.?
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monitoreo y evaluación? (incluyendo AARs o evaluaciones)
Para mayor información, consultar el Capítulo 24 Finanzas, Sección 7 Lineamientos para la Preparación del presupuesto.
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Anexo 15.12 Formatos de Presupuesto del Donante
Anexo 15.13 Formatos Generales de Presupuesto
Anexo 15.14 Modelos de Presupuestos
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9. Presentación de propuestas
El Redactor de Propuestas debe dirigir y hacer seguimiento a la presentación de todas las propuestas.
La presentación de propuestas está sujeta a las políticas de revisión y aprobación del Miembro Principal y el Miembro de CARE Internacional que presentará la propuesta. Ellos tienen políticas de aprobación distintas, por ello siempre es necesario verificarlas con el Miembro Principal y el Miembro Presentador antes de la respectiva presentación.
Por lo regular, las propuestas son presentadas formalmente por el Miembro de CARE, excepto cuando no hay un Miembro de CARE para un determinado donante. Pero, en muchos casos, las propuestas deben ser presentadas simultáneamente por el Miembro de CARE al donante, en la oficina principal de éste último, y por la OP al representante del donante en el campo. Las Oficinas de País no deben presentar propuestas directamente al donante de un Miembro de CARE sin consultar primero con tal miembro. Si no hay un Miembro de CARE para un determinado donante, la OP puede presentarle la propuesta directamente.
En el Capítulo 16 Gestión de Contratos con Donantes se exponen los aspectos contractuales que deben ser considerados en la etapa de presentación de propuestas.
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10. Seguimiento de las propuestas
Se debe hacer seguimiento a todas las propuestas para saber en qué situación se encuentran (en proceso de elaboración, presentada, aprobada, rechazada) y para poder monitorear todo el inventario de propuestas. El Redactor de Propuestas debe mantener el Anexo 15.15 Matriz de Inventario de Propuestas y adjuntarlo a los informes de situación para el conocimiento de los Miembros de CARE Internacional.
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11. Documentación y transferencia de responsabilidad
Si la propuesta es aprobada, tomar las medidas oportunas para firmar el contrato del proyecto e implementarlo. El
Capítulo 16 Gestión de Contratos con Donantes presenta lineamientos detallados sobre esta etapa.
Es importante que la transferencia de responsabilidad del Redactor de Propuestas al equipo de implementación del programa sea clara. A menudo, los miembros del equipo de implementación son otros empleados, y es posible que el Redactor de Propuestas esté en el país por poco tiempo. El Redactor de Propuestas debe asegurarse de que:
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13. Otros recursos
Para conocer los lineamientos de los donantes, consultar la página Web de CARE
http://www.carematrix.org/
Last Updated: 19/02/2010