Care International - Emergency Toolkit

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Índice

         1.1       Roles y responsabilidades de CI en la gestión de contratos

         1.2       Funciones del equipo de emergencia en la gestión de contratos

2.      Pasos críticos en la gestión de los contratos de donación

3.      Normas generales para el cumplimiento del contrato

4.      Presentación propuestas (narrativa y presupuesto)

         4.1       Aplicar las directrices y los formatos correctos del donante

         4.2       Coordinación con los donantes y los Miembros de CARE Internacional

         4.3       Revisión preliminar de posibles asuntos financieros y contractuales

         4.4       Verificar el estatus del IPIA y PIFA

         4.5       Seguimiento y documentación de la propuesta

5.      Aprobación y firma del contrato de donación (proyecto) e IPIA

         5.1       Revisar el contrato y aprobar su firma

         5.2       Preparación del IPIA

6.      Transición de la firma del contrato a la gestión e implementación del proyecto

         6.1       Archivos básicos del proyecto

         6.2       Documentación e información para el personal de apoyo y el personal de implementación

7.      Administración permanente del contrato durante la implementación y monitoreo

         7.1       Monitorear el cumplimiento del contrato y  efectuar los cambios necesarios

         7.2       Gestión de subdonaciones

         7.3       Presentación de informes

8.      Mantenimiento de documentos

9.      Lineamientos adicionales aplicables a operaciones en países donde CARE no tiene presencia

10.    Anexos

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1. Papel de la gestión de contratos de donación en emergencias

La gestión de los contratos de donación tiene como objetivo asegurar que los actores clave tengan, y puedan usar, información precisa sobre los contratos y documentación sobre la gestión e implementación de los proyectos de emergencia.  Esto es crucial para garantizar la rendición de cuentas y el cumplimiento de las cláusulas de contrato y las directrices establecidas por los donantes y los Miembros de CARE Internacional (incluidas las que se refieren a las compras y la presentación de informes).

Las operaciones de emergencia por lo general incluyen actividades financiadas por varios donantes, cuyos contratos entran en vigencia en una misma fecha, es decir al comienzo de la emergencia.  Durante situaciones de emergencia, las exigencias de una buena gestión de los contratos de donación a menudo saturan los sistemas de la OP, sobre todo al inicio de las emergencias, y posteriormente pueden provocar problemas de cumplimiento durante la fase de implementación.  Para evitar inconvenientes, es importante instaurar, lo antes posible, sistemas de gestión de contratos acordes a las necesidades de la emergencia.  

Asimismo, los proyectos de emergencia con frecuencia se implementan en un entorno de cambios constantes, en el cual las actividades son adaptadas para satisfacer las necesidades humanitarias más apremiantes.  Si no se presta una cuidadosa y especial atención a la gestión de los contratos de donación, las operaciones de emergencia pueden acabar desviándose considerablemente del contrato original, o no respetar las normas de cumplimiento.  Ello puede acarrearle obligaciones a CARE, y dañar su reputación y sus relaciones con los donantes.

Estos lineamientos ofrecen orientación práctica para instaurar sistemas eficaces de gestión de los contratos de donación en situaciones de emergencia.  Además de estos lineamientos, es necesario regirse por las políticas, los sistemas y procedimientos vigentes en la OP y el Miembro Principal, a menos que la autoridad correspondiente en la OP otorgue la exención respectiva.

1.1       Roles y responsabilidades de CI en la gestión de contratos

1.2 Funciones del equipo de emergencia en la gestión de contratos 

La responsabilidad de monitorear y garantizar el cumplimiento de los contratos varía de acuerdo a la estructura de la OP, y recae en varios empleados, entre ellos:

• Subdirector de País - Programas, otros coordinadores de programa, que se ocupan de la preparación de propuestas, revisión de contratos, coordinación con los donantes y Miembros de CARE, y monitoreo de proyectos.
• Personal del proyecto, que se ocupa de todos los aspectos relativos al cumplimiento del contrato durante la implementación del proyecto.
• Personal de Finanzas, Compras y Auditoría, que se encarga de monitorear y asesorar sobre el cumplimiento del contrato - particularmente, los aspectos relacionados con la preparación de presupuestos, y la presentación de informes financieros y de gastos.

Antes de una emergencia, no se estila tener en la OP un empleado dedicado a la gestión de los contratos de donación.  No obstante, en emergencias de gran escala, se recomienda enfáticamente designar lo antes posible un empleado dedicado a esto.  En los primeros meses de la emergencia, se puede asignar al funcionario de proyecto o al encargado de contratos la tarea de apoyar todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de los contratos.

El Anexo 16.1 Terms of Reference Contracts Officer, presenta un modelo de los términos de referencia para esta función.

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2. Pasos críticos en la gestión de los contratos de donación

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3. Normas generales para el cumplimiento del contrato

Durante situaciones de emergencia, al igual que en cualquier otro momento, hay obligaciones que cumplir en lo que se refiere al contrato de donación.  No obstante, podría haber excepciones/exoneraciones establecidas en las directrices de emergencia del donante, las cuales debe conocer la OP.  Las principales áreas de cumplimiento del contrato a considerarse incluyen:

• Gastos elegibles - qué gastos se pueden cargar o no a un proyecto en particular, según las normas del donante
• Periodo de gastos del proyecto - las fechas (comienzo y final) en que se puede cargar gastos a un proyecto
• Normas de compra
• Flexibilidad/aprobación de cambios en el diseño del proyecto, incluido el presupuesto del proyecto
• Cronograma de pago /flujo de caja
• Monitoreo y presentación de informes
• Mantenimiento de archivos.

Para obtener orientación general (es decir, las normas a seguirse en tiempos normales) sobre el cumplimiento de los contratos, ver el Anexo 16.2 Chapter Five-Contract compliance, ‘The Basics of Project Implementation-A Guide for Project Managers' (November 2007).

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4. Presentación propuestas (narrativa y presupuesto)

La buena gestión de los contratos de donación comienza en la fase de elaboración y presentación de las propuestas.  En esta sección se discute el periodo en que se elabora y se revisa una propuesta de proyecto, antes de presentarla al donante por medio del Miembro de CARE Internacional que es socio del proyecto.  

Es importante que el personal involucrado en la gestión del contrato y su cumplimiento participe en esta primera fase para garantizar que los asuntos relativos a la gestión y el cumplimiento del contrato sean atendidos durante el ciclo del proyecto.  Esto permitirá reducir al mínimo la necesidad de resolver posteriormente los asuntos espinosos de gestión y cumplimiento del contrato.

Para garantizar la rendición de cuentas, también es muy importante mantener un claro archivo verificable en papel durante el ciclo del proyecto, a partir del momento en que se elabora la propuesta de proyecto.  Tal vez los empleados que redactan la propuesta de proyecto no sean los mismos que estarán presentes al momento de suscribir el contrato con el donante, y/o no sean los que implementarán y/o presentarán informes sobre el proyecto.  

Las secciones 4.1 a 4.4 contienen lineamientos que deben seguirse antes de presentar una propuesta.  

4.1    Aplicar las directrices y los formatos correctos del donante

La OP debe asegurarse de aplicar las directrices y los formatos correctos del donante.  Confirmar siempre con el Miembro de CARE Internacional que el personal encargado de redactar la propuesta aplique las directrices y los formatos más recientes, establecidos por el donante.    

En la página Web http://www.carematrix.org/ sobre CARE Regulations and Compliance, se puede encontrar información sobre las directrices de diversos donantes.  Confirmar con el Miembro de CARE Internacional que las directrices sean adecuadas para una situación de emergencia y que estén actualizadas.

Examinar las directrices del donante para asegurar que la OP cumpla con los términos y las condiciones preexistentes, y que estos sean tomados en cuenta al momento de redactar la propuesta.  Por ejemplo, el donante podría exigir que se compre todos los vehículos a un fabricante de una región en particular (la Unión Europea, por citar un caso).  Es posible que, como resultado de las directrices establecidas, los gastos de compra o funcionamiento de los vehículos sean más elevados.  Por lo tanto, habrá que tener presente estos aspectos al momento de preparar el presupuesto. Alternativamente, se podría solicitar una cláusula de renuncia, la cual se tendría que ir incluida en la propuesta.

Se debe tener especial cuidado cuando se trata con un donante o un Miembro de CARE Internacional (o su área encargada de las situaciones de emergencia) con el que no se ha tenido tratos últimamente o nunca.  Por ejemplo, no dar por sentado que hay un entendimiento común de las políticas y los procedimientos, o los roles y las responsabilidades.

4.2       Coordinación con los donantes y los Miembros de CARE Internacional

Presentar la propuesta de un proyecto de emergencia exige buena coordinación entre la OP, el Miembro de CARE Internacional que la presentará, y el donante, en marcos de tiempo muy cortos.  Para ayudar en la coordinación:  

• Identificar a los contactos clave en la OP, el Miembro de CI y el donante (en la sede y en el campo), y documentar los datos de contacto, incluyendo las horas fuera de oficina en que puede haber comunicación.
• Entre la OP y el Miembro de CARE Internacional, establecer claras disposiciones de enlace con el donante respecto a quién informa qué al donante, cuándo y a qué nivel (sede o campo). Es muy importante que la OP y el Miembro de CARE Internacional coordinen y compartan sus respectivas comunicaciones con el donante a nivel de sede y de campo.
• Entre la OP y el Miembro de CARE Internacional, establecer disposiciones de coordinación en lo concerniente a la elaboración de la propuesta. En tales disposiciones deberá señalarse quién hará qué partes, y quién será incluido en las comunicaciones. Es decir, qué funcionarios recibirán todas las comunicaciones relacionadas con la propuesta (funcionarios a quienes estarán dirigidas las comunicaciones, y funcionarios que recibirán copias)
• Ponerse de acuerdo en el cronograma y el plazo para la presentación de propuestas. Fijar plazos y dar tiempo suficiente para los procesos internos, como la contribución de de datos, revisión y aprobación final de la propuesta antes de su presentación.
• Recordarle al Miembro de CARE Internacional que debe orientar a la OP y solicitar la aprobación de la OP en lo que concierne a los cambios importantes de la propuesta (narrativa y presupuesto) antes de su presentación al donante.
• Ponerse de acuerdo con el Miembro de CARE Internacional sobre el seguimiento al donante, y/o sobre los preparativos en caso que el financiamiento sea aprobado.

4.3       Revisión preliminar de posibles asuntos financieros y contractuales

En la etapa de elaboración de la propuesta:

• Asegurar que el presupuesto haya sido revisado y verificado por la unidad de finanzas para garantizar que todos los costos correspondientes estén incluidos, y para detectar errores de cálculo (referirse al Capítulo 15 Elaboración de Propuestas).
• Si el financiamiento del proyecto es aprobado, asegurar que quede claro a partir de qué fecha se puede cargar los gastos. En concreto, saber si la fecha de firma del contrato es la fecha de inicio de las actividades del proyecto.
• Saber quién debe firmar el contrato y a más tardar cuándo debe ser firmado el contrato, así como el cuál es el plazo para recibirlo y devolverlo al donante.

4.4       Verificar el estatus del IPIA y PIFA

Los Acuerdos Marco para la Implementación de Proyecto (PIFA) y los Convenios Individuales para la Implementación de Proyecto (IPIA) son los principales documentos contractuales entre la OP y el Miembro de CARE Internacional, que establecen las condiciones específicas de CARE para el financiamiento del proyecto, es decir, dentro de los términos y las condiciones del contrato de donación firmado por el Miembro de CARE Internacional.  Los IPIA no se usan en todos los casos (por ejemplo, las OP que están bajo CARE USA comúnmente no tienen IPIA con proyectos financiados por CARE USA), pero para diversos Miembros de CARE Internacional son un requerimiento rutinario para el financiamiento de proyectos.   En todos los casos, se recomienda usar los IPIA para documentar temas contractuales entre la OP y el Miembro de CI socio.  Los IPIA son parte del Código de CARE Internacional, que señala lo siguiente: ‘si uno de los miembros involucrados manifiesta que desea suscribir un acuerdo, las otras partes involucradas están obligadas a cumplir con esta solicitud'.

En la etapa de elaboración de la propuesta:

• Verificar si hay un PIFA (consultar el Anexo 16.4 PIFA) entre la OP y el Miembro de CI en cuestión. De ser necesario, elaborarlo y disponer lo necesario para su firma. (Durante la fase de preparación para emergencias, comprobar si se han suscrito PIFAs con los Miembros de CARE Internacional que podrían recibir el financiamiento.)
• Establecer un acuerdo de principio con el Miembro de CARE Internacional sobre los principales parámetros financieros y otros parámetros contractuales que se incluirán en el IPIA. Por ejemplo, los fondos de contrapartida, el financiamiento de los gastos de la OP/gastos compartidos de programa que el donante no cubrirá, etc.
• Confirmar si el Miembro de CARE Internacional podrá cumplir con sus obligaciones, tal como se señala en el Código de CI (Anexo 16.7), para asegurar el flujo de caja a lo largo del ciclo del proyecto.

4.5       Seguimiento y documentación de la propuesta

• Establecer y mantener un mecanismo de seguimiento de todos los perfiles y propuestas de proyecto presentados. Puede ser una matriz sencilla de todas las propuestas en elaboración (referirse al Anexo 16.3 Project Pipeline/Contract Management Information Matrix).
• Conservar la versión impresa y electrónica de todas las propuestas en elaboración y presentadas.
• Asegurar que se haya establecido un sistema para identificar fácilmente las últimas versiones, y que la fecha de preparación y el número de versión estén claramente documentados en todas las propuestas.
• Asegurar que la OP reciba y conserve una copia de la propuesta final presentada al donante por el Miembro de CARE Internacional.

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5. Aprobación y firma del contrato de donación (proyecto) e IPIA

Antes de firmar el contrato de donación (también conocido como Convenio, Donación, Orden de Servicio, etc.), tanto el Miembro de CARE Internacional como la OP deben haber revisado el contrato y haber tomado una decisión informada para aceptar los términos y las condiciones del contrato.  Las secciones 5.1 y 5.2 contienen pautas que son de utilidad.

5.1 Revisar el contrato y aprobar su firma

• Recordar al Miembro de CARE Internacional que, antes de firmar el contrato, debe enviar una copia a la OP para su revisión y aprobación.
• Si es necesario, pedirle al Miembro de CARE Internacional que envíe a la OP el original y la traducción del contrato.   Si no es posible traducir todo el contrato, solicitar la traducción de las partes más importantes, de modo que la OP pueda tomar una decisión informada para aprobar el contrato.
• Examinar el contrato para garantizar que la OP pueda cumplir con los términos y las condiciones del mismo, por ejemplo:
  • Utilizar  alguna lista de comprobación que el Miembro de CI pueda solicitar antes de aprobar el contrato.
  • Comprobar que se podrá cumplir con los plazos de entrega de informes.
  • Asegurar que quede claro a partir de cuándo se puede cargar los gastos.
  • Verificar que la propuesta aprobada por el donante identificada por el contrato es la misma que se envió al Miembro de CARE Internacional.  Tomar nota de las diferencias si la versión aprobada por el donante es distinta a la versión original presentada, y asegurar que la versión aprobada por el donante sea archivada como la versión final.   
  • Determinar si el proyecto propuesto sigue siendo apropiado, o si la situación ha cambiado y es necesario hacer cambios importantes en el diseño del proyecto.
  • Identificar si hay temas que se deben informar/acordar con el donante antes o durante la firma del contrato.  
• Disponer lo necesario para que la aprobación para firmar el contrato de donación sea dada a conocer al Miembro de CARE Internacional de acuerdo a los procedimientos de la OP.
• Garantizar que el contrato sea revisado y aprobado dentro del plazo establecido.
• Según proceda, solicitar asistencia al Miembro de CARE Internacional (p.ej.: departamento legal) en lo concerniente a los contratos de donación.
• Solicitar capacitación/apoyo al Miembro de CARE Internacional respecto a las normas del donante como, por ejemplo, capacitación en compras para asegurar que se cumpla con el contrato.

5.2 Preparación del IPIA

Firmar un IPIA inmediatamente después de suscrito el contrato de donación (proyecto).  Diversos Miembros de CARE Internacional exigen que haya un IPIA suscrito antes de transferir los fondos. Seguir los siguientes pasos:

• Solicitar al Miembro de CARE Internacional que prepare el borrador del IPIA para el proyecto (referirse al Anexo 16.5 IPIA).
• Examinar el borrador del IPIA enviado por el Miembro de CARE Internacional. Asegurar lo siguiente:
  • El IPIA concuerda con el contrato de donación
  • La OP puede cumplir los requerimiento en él señalados, incluyendo los plazos para la presentación de informes
  • El cronograma de pago y las condiciones asociadas garantizarán el flujo de caja necesario a lo largo del ciclo del proyecto (a menos que se acuerde otra cosa)
  • La flexibilidad que da el donante y/o el Miembro de CI para hacer cambios en la propuesta de proyecto sin previa aprobación
  • Cuáles son los procesos y los marcos de tiempo para solicitar la aprobación del donante y/o el Miembro de CI.
• Antes de firmar, informar al Miembro de CARE Internacional sobre cualquier asunto relacionado con el IPIA que requiera aclaración o cambio.  Una vez resuelto esto, disponer lo necesario para la firma del IPIA.

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6. Transición de la firma del contrato a la gestión e implementación del proyecto

En situaciones de emergencia, el personal de encargado de la implementación de un proyecto casi siempre es diferente al que elaboró la propuesta.  Es importante que el equipo de implementación del proyecto reciba toda la información y documentación necesaria para garantizar el cumplimiento del contrato durante la fase de implementación.

6.1 Archivos básicos del proyecto

Crear archivos básicos para cada uno de los proyectos de modo que se pueda garantizar una buena documentación.  Los archivos básicos son diferentes a los archivos de trabajo usados por el personal del proyecto, los cuales deben mantenerse en una oficina central.  Para crear y mantener los archivos básicos: 

• Establecer archivos básicos tanto en la versión electrónica como en la versión impresa
• Asegurar que los archivos incluyan:
  • La propuesta (narrativa y presupuesto) aprobada por el donante
  • La carta de aprobación del donante y el contrato firmado, así como los términos y las condiciones
  • IPIA (tener presente que el PIFA debe ir en el archivo donde están los demás PIFA firmados por la OP)
  • Códigos del proyecto/Plan Contable
  • Informes (narrativos y financieros) presentados al donante.
• Mantener los archivos básicos separados de los archivos de trabajo que usa el personal del proyecto
• Sacar fotocopias de los documentos básicos para el personal del proyecto, en lugar de darle acceso directo y continuo a los archivos básicos.
• Incluir información básica sobre la gestión del contrato del proyecto en la Matriz ‘Financiamiento de Proyectos/Información sobre la Gestión de Contratos con Donantes (ver el Anexo 16.3 Project Pipeline/Contract Management Information Matrix).

6.2 Documentación e información para el personal de apoyo y el personal de implementación

• Compartir las fotocopias del contrato de donación, incluida la versión final de la propuesta (narrativa y presupuesto) y el IPIA, con los empleados de la OP, entre ellos:
  • Personal de programas/proyecto
  • Personal de finanzas.
• Asegurar que el personal de proyecto, programas y apoyo a programas tenga conocimiento de las normas importantes establecidas en el contrato de donación y en el IPIA. Por ejemplo:
  • El Jefe de Proyecto debe estar familiarizado con todas las normas estipuladas en el contrato de donación y el IPIA.
  • El personal de programas/proyecto debe tener conocimiento de los formatos para la presentación de informes y las fechas de presentación, así como de las visitas programadas del Miembro de CARE Internacional con fines de monitoreo.
  • El personal de compras debe conocer las directrices de compra del donante si son más estrictas que los procedimientos estándar de la OP.
  • El personal de finanzas debe estar al tanto del calendario y las condiciones de pago, los formatos para la presentación de informes financieros y las fechas de presentación, el calendario de auditoría, y las visitas programadas del Miembro de CI con fines de monitoreo.
• Asegurar que la unidad de finanzas solicite/cree lo siguiente:
  • Número de proyecto (y código de fondo)
  • Pago de la primera parte
  • Códigos del proyecto/Plan Contable.
• Según proceda, facilitar una reunión de ‘puesta en marcha' durante la cual todo el personal correspondiente (incluyendo las organizaciones externas socias) pueda ponerse de acuerdo en las expectativas, las responsabilidades y los roles clave, los plazos para las acciones, y otras responsabilidades importantes relacionadas con el programa.

En el Anexo 16.2 Chapter Five-Contract compliance, ‘The Basics of Project Implementation-A Guide for Project Managers' (November 2007), se identifica una serie de temas adicionales sobre el cumplimiento que hay que tener presente durante esta fase y a lo largo del ciclo de proyecto.

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7. Administración permanente del contrato durante la implementación y monitoreo

Es necesario monitorear el cumplimiento del contrato a lo largo del proyecto.  En vista de que ocurren cambios continuos en la situación de emergencia, también es necesario hacer cambios en el diseño del proyecto (p.ej: el objetivo del proyecto o los productos del proyecto, y las partidas presupuestarias correspondientes).  Es importante solicitar, dar seguimiento y documentar las aprobaciones necesarias para efectuar cambios.

7.1       Monitorear el cumplimiento del contrato y  efectuar los cambios necesarios

No olvidar la flexibilidad que da el donante y/o el Miembro de CARE Internacional para hacer cambios en la propuesta de proyecto sin previa aprobación.

• Tener presente el proceso y el marco de tiempo para solicitar al donante y/o el Miembro de CI su aprobación para efectuar cambios. Percatarse de las condiciones establecidas en el IPIA o destacarlas en la copia del contrato de donación.
• Mantener informado al donante y al Miembro de CARE Internacional acerca de los cambios importantes en la situación, o de los problemas a medida que se presenten (además del cronograma de presentación de informes ya mencionado). Esto incluye:
  • actividades básicas o productos del proyecto que ya no son pertinentes
  • atrasos en el ritmo de implementación
  • reasignaciones del presupuesto.
• Reportar incidentes de fraude o pérdidas al donante/Miembro de CARE Internacional, de acuerdo con los lineamientos. El Anexo 16.6 Sample Fraud Report, contiene un modelo del formato para reportar casos de fraude.
• Constatar periódicamente que el personal de programas/proyecto y finanzas sepa qué gastos se pueden cargar a qué cuentas del presupuesto de proyecto, de acuerdo con el Plan de Cuentas del proyecto.
• Conocer los lineamientos del donante y el Miembro de CARE Internacional respecto a las extensiones sin costo, incluso si estas son una opción. De ser así, cuál es el marco de tiempo y el proceso para solicitar y aprobar una extensión sin costo.
• Mantener un claro entendimiento entre la OP y el Miembro de CARE Internacional en lo que concierne al enlace con el donante, incluyendo quién (la OP o el Miembro de CI) informa qué al donante, cuándo y a qué nivel (sede o campo).
• Documentar y archivar (versión electrónica e impresa) los cambios solicitados y aprobados en:
  • Contrato de donación
  • Propuesta de proyecto (narrativa y/o presupuesto)
  • IPIA
  • Plan contable.

7.2       Gestión de subdonaciones

• El Capítulo 17 Asocios y Subdonaciones ofrece información detallada al respecto.
• Asegurar que los subcontratos/subconvenios con socios externos cumplan con las normas establecidas por el Miembro de CI en cuestión (incluidos los procesos y las plantillas).
• En cuanto a las relaciones con los subdonatarios, subcontratistas y proveedores, asegurar que se realice un buen monitoreo, en el que se incluya el logro de resultados o ‘productos' clave y el cumplimiento de las normas del donante. Las actividades de monitoreo deben incluir el monitoreo en la oficina - que comprende la revisión de los informes narrativos y financieros periódicos - así como visitas de campo.

7.3       Presentación de informes

• Monitorear a intervalos regulares (por lo menos una vez a la semana) la Matriz de Financiamiento de Proyectos/ Información sobre la Gestión de Contratos de Donación (ver el Anexo 16.3 Project Pipeline/Contract Management Information Matrix) e informar al personal de programas y finanzas, mucho antes de las fechas de presentación, cuáles serán los próximos requerimientos en materia de informes.
• Asegurar que los informes narrativo y financiero se preparen y se revisen juntos, y se comparen para determinar si hay coherencia entre ambos, antes de presentarlos al donante y al Miembro de CARE Internacional.

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8. Mantenimiento de documentos

La rotación de personal durante una emergencia es bastante rápida. Tal vez, el personal encargado de redactar la propuesta no sea  el mismo que se encargará de la implementación o presentación de informes sobre el proyecto.  Es muy importante mantener claro archivos verificables en papel, durante el ciclo del proyecto para garantizar la posterior rendición de cuentas.  Asimismo es importante que los documentos básicos se conserven después que el proyecto haya terminado.  Conservar los archivos (versión electrónica e impresa) de todos los documentos de proyecto mencionados en la sección 6.1 después que haya finalizado el proyecto, de acuerdo a los procedimientos de archivo de la OP (ver también el Capítulo 28 Administración).

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9. Lineamientos adicionales aplicables a operaciones en países donde CARE no tiene presencia

En operaciones de emergencia en países donde CARE no tiene presencia (OP), la falta de procedimientos, sistemas y políticas a nivel de OP que garanticen la buena gestión de los contratos puede ser un problema.  En tales casos, tal vez los Miembros de  CARE Internacional (que participarían como socios de proyecto o que tendrían responsabilidades por Presencia Temporal) tengan que dar mayor apoyo a la oficina de campo y dar asistencia en los roles que normalmente desempeña una OP (p.ej.: administración permanente de los contratos, presentación de informes, y mantenimiento de documentos).  En estos casos, es el Miembro Principal - no una OP formal - el que casi siempre firma los IPIA.  

Un tema potencialmente crítico es la situación legal de las operaciones de CARE cuando no existe un acuerdo previo con el gobierno anfitrión.  Esto puede tener impacto sobre asuntos tales como la exoneración del pago de impuestos, la capacidad para firmar contratos a nivel nacional, y otros temas legales.

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10. Anexos

Anexo 16.1        Terms of Reference Contracts Officer

Anexo 16.2        Chapter Five-Contract compliance, ‘The Basics of Project Implementation-A Guide for Project Managers' (November 2007)

Anexo 16.3        Project Pipeline/Contract Management Information Matrix

Anexo 16.4        PIFA

Anexo 16.5        IPIA

Anexo 16.6        Sample fraud report

Anexo 16.7        CARE International Code-Section 5 

• Definition & Responsibilities of A Lead Member & Country Office
      D. Other Roles and Responsibilities
          2. Agreements between Members and Country Offices
• Rights & Responsibilities of A Non-Lead Member
      C. Country Office management
          2. Financial
             a) Overall Country Office Financial Needs and Cash Flow
  CARE International Code-Section 13
• Project Implementation Framework Agreement
• Individual Project Implementation Agreement

Anexo 16.8        Tips for development of IPIAs

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11. Otros recursos

CARE Regulations and Compliance
http://www.carematrix.org/