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Operational Guidelines
22. Medios informativos
Si necesita ayuda, comuníquese con:
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1. Papel de la gestión de medios informativos en situaciones de emergencia
Los medios de información desempeñan un papel importante en lo que se refiere a moldear el entendimiento que el público tiene de una emergencia.
Las metas de CARE en el trabajo con los medios informativos son:
1.1 Roles y responsabilidades de CI en la gestión de medios informativos
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Cargo
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Responsabilidades principales
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Coordinador de Prensa
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Encargado de coordinar con los medios informativos a nivel de OP
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Director de País
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Autoridad para aprobar las declaraciones de la OP dirigidas a los medios informativos
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Director de Prensa del Miembro Principal
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Autoridad para aprobar las declaraciones del Miembro Principal dirigidas a los medios informativos
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Coordinador de Prensa y Comunicaciones de CI (MCC)
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Encargado de coordinar la cobertura periodística y los productos informativos en CARE Internacional
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1.2 Rol del Coordinador de Prensa para Casos de Emergencia
El Coordinador de Prensa para Casos de Emergencia de la OP maximiza la cobertura periodística positiva sirviendo de contacto con los periodistas y facilitando información apropiada a los Miembros de CARE Internacional. Las funciones del coordinador son:
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Trabajar con el Miembro Principal y el MCC para crear una estrategia de trabajo con los medios informativos
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Organizar entrevistas
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Preparar los temas de conversación
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Redactar comunicados de prensa
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Obtener el visto bueno del Director de País y el Miembro Principal (LM) para las historias
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Tomar fotografías de alta resolución o contratar un fotógrafo (si es posible, filmar videos)
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Absolver las consultas de los medios informativos
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Identificar y capacitar a los portavoces de la OP, y hacer de portavoz cuando sea necesario
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Establecer contacto y relaciones con los medios informativos, y con los coordinadores de otras organizaciones de ayuda humanitaria
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Reunir información y notas "con gancho" para compartirlas con el Grupo de Trabajo sobre Comunicaciones (COMWG).
Ver también el Anexo 22.1 Job Description Emergency Media Coordinator.
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2. Pasos críticos en la gestión de medios informativos
| þ Lista de comprobación |
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Primeros pasos críticos de la OP en la gestión de medios informativos en casos de emergencia
Nota: Cuando ocurren emergencias súbitas, CARE debe enviar mensajes a los medios informativos con la mayor rapidez posible para maximizar la cobertura periodística.
- Ponerse en contacto con el Miembro Principal y el MCC.
- Junto con el Miembro Principal y el MCC, evaluar la capacidad de la OP para manejar el interés de los medios informativos y decidir si se movilizará un coordinar internacional de prensa, así como ponerse de acuerdo en la elaboración de la estrategia, comunicados de prensa, etc.
- Designar un enlace de la OP como principal punto de contacto encargado de absolver las consultas de los medios informativos.
- Determinar la estrategia inicial de trabajo con los medios informativos.
- Preparar lo antes posible el primer comunicado de prensa.
- Decidir los temas de conversación clave.
- Dar a todo el personal la instrucción de canalizar los contactos periodísticos a través del Coordinador de Prensa en la OP.
- Comunicar los datos de los contactos periodísticos al COMWG por medio del MCC.
- Asegurar que el Coordinador de Prensa cuente con el equipo necesario para cumplir su trabajo.
- Identificar a los empleados más idóneos en la OP para dirigirse a los medios informativos y designarles portavoces autorizados.
- Informar al COMWG cuáles son las nacionalidades y los idiomas que hablan los portavoces.
- Asegurar que todo el personal sepa que sólo los portavoces autorizados pueden conceder entrevistas.
- Asegurar que todo el material a publicarse sea aprobado de conformidad con las políticas de aprobación del LM.
- Compartir los mensajes clave, los antecedentes, así como las preguntas y respuestas con el COMWG lo antes posible, a través del MCC.
- Asegurar que todos los portavoces de la OP conozcan los mensajes clave.
- Preparar una lista de contactos periodísticos y un diario para llevar un registro de las fechas en que hubo contacto con los medios informativos, el nombre del periodista y los temas discutidos
- Establecer relaciones con los medios informativos en la zona de operaciones para que la cobertura sea máxima.
- Preparar continuamente material para uso en las comunicaciones, incluyendo comunicados de prensa, mensajes actualizados, preguntas y respuestas, historias de interés humano, blogs o bitácoras, fotos, videos, etc.
- Si un periodista visita la zona de operaciones de CARE, designar a un empleado de CARE, de preferencia el Coordinador de Prensa para Casos de Emergencia, para que le acompañe en todo momento.
- Conocer las reacción de los medios informativos locales ante la presencia de CARE en la zona de emergencia.
- Trabajar con la Unidad de Prensa del Miembro Principal y el MCC en la preparación de respuestas apropiadas para la cobertura periodística negativa o inexacta.
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3. Coordinación y apoyo de los medios internacionales
| þ Lista de comprobación |
- Asegurar que todo el material que se hará público sea aprobado de acuerdo con la política de aprobación del Miembro Principal.
- Obtener el apoyo de la Unidad de Prensa del Miembro Principal y del MCC.
- Mantener informado al Grupo de Trabajo sobre Comunicaciones.
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3.1 Políticas de aprobación
Las declaraciones periodísticas vertidas por una OP de CARE o por un Miembro de CI pueden tener impacto sobre los mensajes y la imagen de CARE a nivel mundial. Las OP de CARE deben asegurar que todo el material a entregarse a los medios sea debidamente aprobado. Las políticas de aprobación varían de acuerdo al Miembro Principal. Al inicio de una emergencia, los Directores de País deben solicitar a sus Supervisores Inmediatos la aclaración de los procesos de aprobación requeridos.
3.1.1 Políticas de aprobación de material para los medios informativos
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Áreas
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Política de aprobación
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Todos
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Todo el material a publicarse necesita la aprobación del Director de País. El Coordinador de Prensa para Casos de Emergencia o el MCC tiene la responsabilidad de obtener el visto bueno del Director de País para el material.
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OP administradas por CARE Australia
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Todo el material debe ser aprobado por el Jefe del Programa de acuerdo con la Política de Aprobación de Material Público (Anexo 20.2).
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OP administradas por CARE Canadá
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Preguntar a CARE Canadá cuál es la política más reciente.
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OP administradas por CARE USA
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Al inicio de la emergencia, confirmar con el Supervisor Inmediato y el Director de Comunicaciones. En muchos casos, el Miembro Principal delegará la autoridad de aprobación al Director de País o al Director Regional. En casos delicados, el Director de Comunicaciones debe dar la respectiva aprobación antes de hacer público el material.
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OP de MERMU
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Habitualmente, el Director Regional es quien da la aprobación. Sin embargo, en situaciones delicadas, se puede requerir la aprobación del Comité Regional de Supervisión.
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Países en los que CARE no tiene presencia
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Se necesita la aprobación del Director de Respuesta a Emergencias.
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Miembros de CARE Internacional
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Los Miembros de CARE Internacional aprueban su propio material, pero primero deben obtener el visto bueno del Director de País cuando se trata de material que contiene información delicada
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3.2 Rol del Miembro Principal
Durante situaciones de emergencia, el Miembro Principal se encarga de apoyar a la OP en la gestión de los medios informativos en colaboración con el Coordinador de Gestión de la Información (referirse a la sección 3.3).
3.3 El Grupo de Emergencia de CI (CEG) y el Coordinador de Prensa y Comunicaciones para Casos de Emergencia de CI
El MCC forma parte del CEG, y se encarga de prestar apoyo en el trabajo con los medios informativos, en la coordinación y capacitación durante una emergencia, así como de liderar la coordinación de las actividades con los medios informativos en todo CARE Internacional.
El MCC está listo para ser movilizado a las OP cuando ocurren emergencias. Cuando no es movilizado, presta asistencia a distancia a la OP, por ejemplo ayudando a redactar comunicados de prensa y a preparar temas de conversación. El MCC o el Coordinador de Prensa para Casos de Emergencia en la zona de operaciones se encarga de mantener informados a los Miembros de CARE Internacional respecto a las cuestiones periodísticas por medio de COMWG, y de obtener el visto bueno de la OP para las historias, temas de conversación, preguntas y respuestas, etc., antes de publicar la información en sus propias páginas Web, y hacer llamamientos destinados a la recaudación de fondos. Si no hay un Coordinador de Prensa en la zona de operaciones, el MCC será el contacto principal de los Miembros de CARE Internacional que necesiten información de la OP.
3.4 El Grupo de Trabajo sobre Comunicaciones (COMWG)
El COMWG es una red integrada por personal de prensa y comunicaciones de todo CI. Además, es el foro principal para coordinar el apoyo a nivel mundial, durante una operación de respuesta.
3.4.1 Listas de distribución de correos COMWG
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COMWG@careinternational.org
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- Esta lista envía correos a todos los empleados de CARE que están interesados en las comunicaciones.
- Esta lista es para divulgar información que el público en general puede conocer, por ejemplo comunicados de prensa.
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COMWG-internal@careinternational.org
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- Esta lista envía correos sólo a los jefes de los departamentos de prensa de los Miembros de CARE Internacional y a determinados funcionarios regionales de prensa.
- Debe usarse si la información es de naturaleza delicada, y CARE debe tenerla bajo estricto control.
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Anexo 20.3 COMWG TOR
Anexo 20.4 CI Media Coordination Guidelines
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4. Movilizar un Coordinador de Prensa
| þ Lista de comprobación |
- Evaluar el grado de apoyo en la coordinación con los medios, que se requiere para la emergencia.
- Designar lo antes posible un enlace para que se encargue de absolver las consultas de los medios informativos.
- De ser necesario, solicitar la movilización de un coordinador internacional de prensa.
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4.1 Evaluar el grado de apoyo que se requiere en la coordinación con los medios
Tan pronto como se haya enviado la primera alerta de emergencia, la OP - junto con el Director de Prensa del Miembro Principal y el MCC - evaluará la necesidad de apoyo adicional en la coordinación con los medios informativos. El Director de País, Miembro Principal, ERD y MCC considerarán los criterios expuestos en la sección 4.1.1.
4.1.1 Consideraciones para evaluar el grado de apoyo que se requiere en la coordinación con los medios
El nivel de cobertura periodística internacional en la zona de emergencia y grado de interés en la emergencia
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La posibilidad de que la cobertura local tenga impacto en la efectividad y seguridad de CARE
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La solidez de la respuesta de CARE, es decir, una historia de CARE que contar, o bien la necesidad de asesoramiento en el trabajo con los medios informativos cuando se presentan situaciones delicadas
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El financiamiento disponible para enviar un funcionario de prensa o contratar un profesional independiente
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La disponibilidad local de especialistas en relaciones públicas.
Las opciones de coordinación con los medios incluyen:
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Emergencias de pequeña escala: nombrar a un empleado nacional como contacto con los medios informativos, que cuente con el apoyo del MCC o el LM en lo que respecta a la estrategia de trabajo con los medios y el material periodístico.
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Emergencias de gran escala: se moviliza(n) coordinador(es) internacional(es) de prensa para manejar todas las actividades con los medios informativos. Consultar las opciones en la
sección 4.3.
-
Emergencias permanentes o prolongadas: se moviliza al coordinador internacional de prensa por un periodo corto, se asigna y se capacita un coordinador nacional de prensa para que se encargue de la coordinación a largo plazo (es conveniente para situaciones de emergencia permanentes o prolongadas).
4.2 Designar un enlace en la Oficina de País
Designar inmediatamente, en la OP, un enlace nacional con los medios informativos. Aunque se decida movilizar a un coordinador internacional de prensa, en la zona de emergencia se necesitará con carácter de urgencia un empleado que se encargue de responder a las preguntas de los medios informativos, de ayudar a organizar las entrevistas con los portavoces de la OP y de facilitar información al MCC y al COMWG. El Director de País designará un empleado de la OP para que cumpla estas funciones, en coordinación con el MCC y el Miembro Principal.
Si persiste el interés de los medios informativos, designar un coordinador nacional de prensa que pueda ser capacitado por el coordinador internacional de prensa durante la fase crítica de la emergencia.
4.3 Solicitar la movilización del coordinador internacional de prensa
Si es necesario, CEG y el Miembro Principal coordinarán la movilización de un coordinador de prensa. La movilización de este funcionario se ajustará a los procedimientos estándar de movilización de personal, señalados en el Capítulo 23 Recursos Humanos. Fundamentalmente, el Director de País enviará una solicitud tanto a CEG como al Miembro Principal, los que se encargarán de coordinar la movilización.
Los gastos correspondientes a la movilización de un coordinador de prensa serán asumidos por la OP, pero también pueden ser cubiertos con fondos del ERF solicitados por la OP.
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5. Equipo
| þ Lista de comprobación |
- Asegurar que el coordinador de prensa cuente con un equipo listo para llevar, de modo que pueda cumplir su trabajo.
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El coordinador de prensa debe llegar a la zona de operaciones con este equipo, pero si no fuera así, la OP se encargará de proporcionárselo. Aclarar este punto al momento de coordinar la movilización.
| þ Lista de comprobación - Equipo del Coordinador de Prensa |
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Laptop y cargador (también se recomienda un cable cargador para auto)
Impresora y papel para imprimir.
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Adaptador para enchufes y convertidor (como mínimo uno, de preferencia varios)
Artículos de escritorio básicos (por ejemplo: sujetapapeles, libreta de apuntes, sobres, lapiceros, plumones, engrapadora, resaltadores, etc.).
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Cámara (de 4 megapixeles como mínimo) y baterías adicionales y cargador. La cámara debe filmar videos y tomar imágenes fijas (fotografías).
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Por lo menos una tarjeta de memoria adicional para la cámara, de por lo menos 1 gigabyte.
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Dispositivo de almacenamiento que utiliza memoria flash (memory stick o tarjeta de memoria).
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Tarjetas de negocios (muchas).
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Celular para llamadas internacionales y cargador (también se recomienda un cable cargador para auto).
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Radio pequeño de onda corta.
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Teléfono satelital, dependiendo de la localización.
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Materiales de visibilidad de CARE, incluyendo parches y viseras de CARE, camisetas con calcomanías de CARE estampadas al calor para los empleados, autoadhesivos grande de CARE (para autos y camiones) y banderines de CARE (para puntos de distribución de alimentos/artículos no alimentarios, almacenes, oficinas temporales).
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6. Estrategia de trabajo con los medios y herramientas importantes
| þ Lista de comprobación |
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Crear una estrategia de trabajo con los medios, que contenga objetivos y mensajes clave, se plantee los riesgos potenciales, y se aplique herramientas.
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Publicar un comunicado de prensa lo antes posible.
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Nombrar y preparar a los portavoces autorizados para las entrevistas.
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Elaborar y hacer circular mensajes clave, temas de conversación, así como preguntas y respuestas.
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Proteger a CARE de la distorsión de su imagen en los medios informativos.
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Garantizar las comunicaciones éticas y la protección de la dignidad de los beneficiarios.
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6.1 Crear una estrategia de trabajo con los medios
La OP (en cooperación con el Miembro Principal) creará lo antes posible una estrategia de trabajo con los medios informativos. Dicha estrategia asegurará la adopción de un enfoque global y coherente para trabajar con los medios. CARE debe estar en capacidad de responder a las siguientes preguntas para trabajar con los medios.
6.1.1 Estrategia de CARE para trabajar con los medios
¿Cuáles son los objetivos de trabajo de CARE con los medios en lo que refiere a la situación de emergencia?
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¿De qué manera el trabajo con los medios apoyará la respuesta de CARE a la situación humanitaria?
¿Cuáles son los mensajes clave de CARE?
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¿Cómo desea CARE lograr que el público entienda la emergencia?
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¿Qué mensajes e historias serán más apropiados para recaudar fondos?
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¿Cuáles son los objetivos principales de CARE con respecto a la incidencia política? ¿Qué mensajes serán más efectivos?
¿Cuáles son los riesgos que encierra el trabajo con los medios informativos?
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¿Hay riesgos para CARE o los beneficiarios en la zona de operaciones?
-
¿Existe el riesgo de que se distorsione la imagen de CARE?
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¿Cómo se manejará estos riesgos?
¿Cuál es el público objetivo de CARE?
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¿A quiénes quiere llegar CARE?
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¿Qué medios de comunicación están interesados en la historia?
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¿Cuáles son los medios informativos más adecuados en los cuales CARE debe centrar su atención? ¿De que manera puede CARE captar su interés?
¿Cómo puede CARE comunicar mensajes clave?
-
¿Qué historias tiene CARE que contar?
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¿Quién es la persona más indicada para contar esas historias?
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¿Cómo podemos garantizar que los mensajes sean globales y coherentes? ¿Todos los portavoces de CARE tienen acceso al mismo informe sobre los mensajes y las preguntas y respuestas?
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¿Cuáles son las mejores herramientas de comunicación: comunicados de prensa, entrevistas, reportajes e historias de interés humano, blogs, conferencias de prensa, invitaciones dirigidas a los periodistas para que visiten la zona de operaciones, etc.?
-
¿Quiénes son nuestros socios? ¿Es conveniente realizar conjuntamente con los asocios actividades de trabajo con los medios?
6.2 Comunicado de prensa
El comunicado de prensa es una herramienta clave para trabajar con los medios, y debe hacerse público lo antes posible para su distribución a nivel mundial por medio de la red COMWG.
El comunicado de prensa avisa a los medios informativos que CARE está respondiendo a la emergencia, e indica cuál es el rol de CARE y por qué se necesita el apoyo del público. Lo que es más importante, el comunicado de prensa permite que los periodistas sepan con quién deben ponerse en contacto en CARE. Este debe incluir:
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El nombre y número de celular del empleado de CARE con quien deben comunicarse los periodistas. Estos datos son la parte más importe del comunicado y deben ir al final del documento.
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Un titular que ponga énfasis en el rol de CARE en la emergencia
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Una línea en la que conste la fecha y el lugar de origen de la historia.
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Un párrafo inicial que resuma las actividades de CARE en la emergencia.
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Una breve descripción de la emergencia.
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Citas del personal de CARE movilizado a la zona de emergencia. En muchas ocasiones, los periodistas usarán las citas para demostrar una conexión con la emergencia sobre el terreno.
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Detalles de la participación de CARE y el apoyo necesario para continuar respondiendo. A veces se le conoce como ‘solicitud de apoyo' si se está pidiendo fondos. Esta parte también debe incluir los ‘dollar handles.' Estas son breves descripciones de cuánto cuestan los suministros de ayuda humanitaria. Por ejemplo, con $2 - lo que cuesta una taza de café - se puede comprar suficientes sobres de rehidratación oral para salvar a un niño de la disentería, y con $20 se puede comprar suficiente arroz para alimentar a una familia por una semana.
-
Un párrafo final que resuman los mensajes clave.
-
Al final, una breve descripción del rol de CARE como organización de ayuda humanitaria.
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Una fotografía con leyenda y crédito del fotógrafo y CARE.
Todos los comunicados de prensa deben ser aprobados por el Director de País o un representante designado. En una situación de emergencia, los comunicados de prensa de los funcionarios de prensa de los Miembros de CARE Internacional, que integran el COMWG, deben ser canalizados a través del Coordinador de Prensa y Comunicaciones de CI para Casos de Emergencia (MCC) para su aprobación.
6.3 Portavoces autorizados
CARE debe tener portavoces claramente identificados para las entrevistas. El Director de País o el MCC debe identificar y nombrar portavoces autorizados que sean bien informados sobre los mensajes clave y las preguntas y respuestas, y que reciban apoyo adicional o capacitación, si así lo solicita el coordinador de prensa para casos de emergencia. Una vez identificados, el MCC enviará información detallada de los portavoces y fotos de sus caras al COMWG para ayudar a organizar entrevistas.
Tener presente los siguientes criterios al momento de seleccionar a los portavoces clave:
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Autoridad y credibilidad: Un funcionario de la alta dirección tiene mayor influencia en los medios informativos, por lo que el Director de País suele ser el mejor portavoz.
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Experiencia de primera mano: los medios buscan historias contadas por testigos oculares. Los miembros del equipo de evaluación y el personal del programa son quienes tienen las mejores historias que contar.
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Nacionalidad e idioma: los medios de comunicación y los Miembros de CARE Internacional prefieren recibir las noticias en su propio idioma. Identificar qué idiomas habla el equipo de emergencia y elegir a los portavoces según corresponda.
-
‘Buena dosis de talento': asegurar que los portavoces puedan comunicarse con eficacia.
El coordinador de prensa también puede hacer de portavoz.
Se informará a los empleados en general que sólo los portavoces autorizados podrán conceder entrevistas. El personal de campo referirá a los periodistas al coordinador de prensa.
Los Miembros de CARE Internacional también nombrarán portavoces para absolver las consultas de los medios informativos en sus respectivos países. La OP y el MCC pueden ayudar a asegurar que los mensajes sean coherentes ofreciendo claros temas de conversación así como preguntas y respuestas a todos los portavoces para que los usen a nivel mundial (adaptados a los contextos nacionales).
6.4 Elaborar mensajes clave, temas de conversación, y preguntas y respuestas
Los mensajes clave, los temas de conversación, así como las preguntas y respuestas ayudan a captar el mensaje correcto de manera efectiva y coherente, y ayudan a asegurar que los mensajes de CARE sean coherentes a nivel mundial. Ellos deben elaborarse con la mayor rapidez posible y actualizarse periódicamente.
Mensajes clave
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Los mensajes clave destacan los 3 a 4 temas fundamentales que CARE quiere comunicar al público.
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Ellos podrían incluir la urgencia de la situación y la necesidad de asistencia, la importancia de proteger a los civiles en un conflicto, o la necesidad de garantizar el acceso humanitario de modo que los suministros puedan ser transportados hasta un campamento de desplazados.
Temas de conversación
-
Los temas de conversación ayudan a los portavoces de CARE a demostrar los temas clave.
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Los temas de conversación deben hacer una corta descripción del contexto de la emergencia, e ir seguidos de los puntos principales que CARE quiere dar a conocer sobre la emergencia y las razones en las que se basa la respuesta de la organización.
Preguntas y respuestas
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Dan respuestas sugeridas a las preguntas de la entrevista.
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Para elaborar preguntas y respuestas, pensar en las preguntas especialmente difíciles que un periodista podría hacer, y luego dar las respuestas que CARE quiera dar a conocer en público.
-
Identifican claramente preguntas especialmente delicadas que sólo deben responderse si el periodista plantea el tema.
Anexo 22.5 Sample media strategy
Anexo 22.6 Sample press release
Anexo 22.7 Press release format
Anexo 22.8 Sample key messages, talking points, Q&A
6.5 Proteger la misión de CARE de la distorsión
Si existe el peligro de que los medios sean negativos, la Oficina de País informará siempre al MCC y al Miembro Principal.
Con Internet, los teléfonos celulares y las cadenas de rumores, es prácticamente imposible evitar las malas noticias. Cuando estalla un escándalo, es importante ser lo más transparente y preciso en cuanto a los hechos. No hay razón para difundir malas noticias, pero cuando un periodista formula una pregunta, es importante ser totalmente sincero. En ciertos casos, usted puede decir simplemente que no hará comentarios por el momento, o que necesita más información antes de hacer comentarios. Si los periodistas no van a mostrarse comprensivos, por medio de un aviso publicado en el principal diario local se puede dar a conocer la explicación de CARE al público sin ningún tipo de distorsiones. Para comenzar, asegúrese de que no está tratando de defenderse de un asunto que, en realidad, no fue parte de la estrategia programática de CARE.
Cuando vuelva la calma, dar a conocer a los editores y periodistas locales por qué la manera en que actúa CARE puede ser crucial para generar el apoyo local para la misión de CARE y para evitar distorsiones en los medios locales. Ganarse el apoyo de los medios locales es un factor importante para proteger al personal, tanto nacional como internacional.
6.6 Consideraciones éticas y protección de la dignidad de los beneficiarios
CARE es signatario del Código de Conducta de ONG, el cual le compromete a proteger la dignidad de los beneficiarios. El Código de Conducta establece lo siguiente:
6.6 Consideraciones éticas y protección de la dignidad de los beneficiarios
CARE es signatario del Código de Conducta de ONG, el cual le compromete a proteger la dignidad de los beneficiarios. El Código de Conducta establece lo siguiente:
6.6.1 Código de Conducta sobre protección de los beneficiarios
'En nuestras actividades de información, publicidad y propaganda, reconoceremos a las víctimas de desastres como seres humanos dignos y no como objetos que inspiran compasión.'
Los compromisos éticos de CARE demandan que las actividades con los medios informativos no amenacen, de ninguna manera, la seguridad personal de los beneficiarios, los socios o los empleados de CARE. Si el uso del nombre verdadero de un desplazado interno o un refugiado, o si la divulgación de citas controversiales puede causar daño, asegurarse de que el periodista entienda el peligro y use un nombre ficticio. Asignar a un empleado de CARE la tarea de estar presente en las entrevistas y poner atención a las mismas. Asegurar que las fotografías no pongan en peligro a las personas. El mejor modo de abordar esto es averiguar, antes de la entrevista o sesión fotográfica, si el beneficiario siente que la presencia del periodista o fotógrafo constituye una invasión de su privacidad, o una amenaza. El sentir del beneficiario será el factor decisivo.
La protección de los niños también es una consideración importante. Las fotos e historias de niños, usadas en comunicaciones públicas nunca deben identificar a los niños. La divulgación de sus nombres y los lugares donde viven pueden poner en peligro a los niños, lo cual debe evitarse.
Las oficinas de CARE USA están obligadas a cumplir la Política de Consentimiento para Usar Historias y Fotos. Los formularios adicionales también son útiles para otras OP.
Anexo 22.9 CARE USA Policy on Stories and Images Consent Procedures
Anexo 22.10 CARE USA Stories and Images Consent Forms
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7. Tratar con los medios informativos en el campo
| þ Lista de comprobación |
-
Recibir y responder las preguntas de los medios informativos.
-
Organizar entrevistas con los portavoces de la OP.
-
Asegurar que los portavoces hayan sido bien preparados para dar entrevistas y estén bien informados sobre los temas de conversación.
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Llevar un registro de los contactos con los medios de comunicación.
-
No esperar a que los periodistas le busquen. Salga e interactúe con los medios en la zona de emergencia.
-
Acompañar a los periodistas en las visitas a la zona de operaciones para que vean de primera mano el trabajo de CARE.
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7.1 Absolver consultas
El coordinador de prensa para casos de emergencia debe ser el principal punto de contacto para absolver las consultas de los medios, y tiene la responsabilidad de averiguar los nombres de los periodistas que harán las entrevistas, las agencia de noticias que representan y los números telefónicos de contacto. Los datos de contacto de los periodistas deben registrarse en una lista (referirse a la sección 7.5). Si la consulta/pregunta inicial es una solicitud de información, el coordinador de prensa debe examinar con más detalle la respuesta requerida.
Si se solicita una entrevista, el coordinador de prensa debe organizarla en nombre del portavoz de CARE, fijando la hora y el lugar. El coordinador de prensa también debe averiguar qué temas quiere tratar el periodista para asegurar que el portavoz idóneo esté disponible y bien preparado. Si hay tiempo antes de la entrevista, verificar los antecedentes del periodista y las noticias. La forma más fácil de hacerlo es buscarlo en Google por su nombre.
7.2 Qué hacer y qué evitar cuando se trabaja con los medios
Qué hacer
-
Mostrarse amistoso - el 99 por ciento de los periodistas están allí para cumplir su trabajo.
-
Mostrar pasión - los periodistas quieren ver que a usted realmente le interesa lo que hace.
-
Repetir el mensaje para asegurar que los periodistas lo entiendan.
-
Ser flexible - los periodistas son exigentes, pero tienen que cumplir plazos rigurosos y están tratando de entender los temas de conversación.
Qué evitar
-
No criticar a otras organizaciones.
-
No criticar a los medios informativos.
-
No especular.
-
No hablar entre dientes ni moverse nerviosamente.
-
No estar a la defensiva.
-
No usar jerga del oficio, en otras palabras, no decir NFI sino suministros de emergencia o artículos no alimentarios. Usar solamente los acrónimos más comunes, ejemplo: UK, ONU, USA, etc.
-
No hacer comentarios sobre temas relacionados con la seguridad, el gobierno o los militares - ceder esas preguntas al Director de País.
7.3 Entrevistas
El coordinador de prensa debe organizar las entrevistas con los portavoces de CARE. El coordinador de prensa de la OP también debe coordinar las solicitudes de entrevista telefónica que un determinado miembro de CARE pide para una agencia de noticias de su país.
El coordinador de prensa debe asegurar que los portavoces sean bien informados y preparados antes de la entrevista (ver la sección 7.4 y asegurar que los portavoces estén familiarizados con la forma de conducirse en una entrevista). El Anexo 22.11 Guidelines for Handling Interviews expone lineamientos para conducirse en entrevistas.
En entrevistas prolongadas sobre temas delicados, es conveniente que un segundo portavoz - de preferencia el coordinador de prensa - participe en la entrevista o grabe la misma. Informar al periodista que la OP va a grabar la entrevista para sus propios comentarios u observaciones y para garantizar la exactitud.
7.4 Capacitación e instrucciones
El coordinador de prensa para casos de emergencia debe dar capacitación e instrucciones previas a todos los portavoces de CARE, lo antes posible, respecto a cómo trabajar con los medios informativos.
Como mínimo, el coordinador de prensa debe asegurar que los portavoces tengan una copia de los mensajes clave, temas de conversación, y preguntas y respuestas más recientes, antes de una entrevista.
El nivel de experiencia para tratar con los medios informativos variará enormemente entre los portavoces. Los menos experimentados podrían requerir mayor capacitación.
7.5 Registro de contactos con los medios y cobertura periodística
El coordinador de prensa para casos de emergencia tiene la responsabilidad de llevar tres registros:
-
Una lista de los periodistas que cubren la emergencia
-
Un registro de todas las entrevistas con los periodísticas, que incluyan:
-
El nombre de la agencia de noticias
-
El nombre y los números de contacto del periodista
-
El nombre del empleado de CARE que conversó con el periodista
-
La fecha y hora de la entrevista
-
Un resumen corto de lo que se dijo en la entrevista.
-
Un registro de artículos periodísticos sobre la intervención de CARE en la emergencia y, cuando sea posible, recortes de prensa sobre historias nuevas.
Una vez finalizada la asignación del coordinador de prensa para casos de emergencia, los registros y recortes de prensa permitirán que el funcionario de prensa sustituto se familiarice con rapidez. Esta información también es importante si se plantean preguntas sobre la cobertura periodística o si se publica una historia controversial - para saber quién habló con el periodista y cuándo, así como los números telefónicos del periodista.
7.6 Entablar relaciones proactivas
La competencia por la atención de los medios informativos es intensa durante una emergencia. El coordinador de prensa tiene que adoptar un enfoque proactivo para entablar relaciones con los periodistas en la zona de operaciones y para demostrar que CARE tiene una historia interesante que contar. Averiguar dónde están ubicados los periodistas más importantes y dar a conocer qué está haciendo CARE. La hospitalidad hacia un periodista puede brindar la oportunidad de influir en lo que él sabe de la situación.
7.7 Sesiones informativas y visitas a la zona de operaciones
CARE debe identificar y promover oportunidades para mostrar nuestro trabajo a los periodistas. Muchos de ellos tendrán mucho interés en acompañar a CARE al campo y en ver cómo se llevan a cabo las operaciones de ayuda humanitaria. Las sesiones informativas y las visitas a la zona de operaciones deben ser cuidadosamente planeadas y dirigidas por el coordinador de prensa, con la colaboración del personal del programa, para mostrar las mejores actividades de CARE a los medios informativos y para asegurar que la presencia de ellos no interrumpan las operaciones de ayuda humanitaria.
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8. Material para comunicaciones públicas
| þ Lista de comprobación |
-
Preparar y enviar historias de interés humano al COMWG.
-
Contemplar la posibilidad de escribir historias nuevas.
-
Asegurar que los miembros de CARE tengan información para sus páginas Web, como por ejemplo ‘dollar handles.'
-
Considerar la posibilidad de crear un blog que sirva de medio de comunicación.
-
Considerar la posibilidad de hacer declaraciones conjuntas con otras ONG sobre asuntos más delicados.
|
También se espera que el coordinar de prensa prepare historias de interés humano, cree blogs, tome fotos y prepare material de otro tipo para las páginas Web de CARE Internacional, y otros materiales de comunicación.
8.1 Historias de interés humano
La historia de interés humano conecta al público con la emergencia a un nivel personal. El lector ve la emergencia a través de los ojos de un individuo que está atravesando esa situación. Una vez que se ha establecido la conexión, la historia puede llegar a dar una visión más amplia de la emergencia. Las historias de interés humano tienen cinco elementos:
-
Una persona convincente que le confiere un rostro humano a la situación en general
-
El desafío al que se enfrenta la persona, que también representa el desafío al que se enfrenta la población en general
-
Una breve descripción de la situación en general
-
Citas de algún experto y hechos que prueban la historia
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CARE - ¿Qué piensa hacer CARE respecto a la situación?
Una forma provechosa de preparar historias de interés humano es hacer que el personal de campo reúna, en la zona de operaciones, información de las personas con las que conversan, la cual se pueda transformar en historias. Por ejemplo, después del tsunami en el sureste asiático, el personal de campo en CARE India usó una plantilla de recopilación de historias para recabar información después de distribuir suministros de ayuda humanitaria.
Consultar el Anexo 22.12 Tips for Writing a Human Interest Story, y el Anexo 22.13 CARE India Example Story Gathering Template.
8.2 Reportajes
Los reportajes bien escritos son material valioso para las páginas Web de CARE y otros sitios Web, entre ellos Reuters AlertNet, UN's Relief Web, y UN's IRIN (the Integrated Regional Information Network). Los reportajes pueden adoptar un enfoque más integral que un comunicado de prensa. Es especialmente importante en situaciones de emergencia que no atraen el interés de los principales medios informativos.
8.3 Material para páginas Web
Las páginas Web de los Miembros de CARE Internacional son una fuente importante de noticias para los periodistas y el público donante. Recordar que un reportaje que aparece en una página Web de CARE puede ser visto por un editor de noticias en otro país. Para que sea útil para los editores, el reportaje que aparece en la página Web debe tener una línea en la que conste la fecha y el lugar de origen del mismo, e indique cuándo fue colgado. Las fotos son particularmente importantes.
El material de comunicación y marketing también sacan ventaja de la inclusión de hechos y cifras en la respuesta de CARE, incluyendo el número de beneficiarios, dollar handles (por ejemplo, cuánta ayuda humanitaria se puede dar donando determinada cantidad de dólares), etc.
8.4 Blogs
Un blog o bitácora es la versión en Internet de una carta personal. Brinda la oportunidad de contar anécdotas que dan una visión personal de cómo se responde y se hace frente a la emergencia y qué se siente ser parte del equipo de emergencia. Los blogs y los diarios mantenidos por los funcionarios de prensa de CARE que reportan sobre las situaciones de emergencia son una forma popular de conectar al público con la labor de emergencia. Es sumamente útil para las páginas Web de los miembros, ya que ayuda a dar a los visitantes de la página Web la sensación de que son parte de la acción. Los blogs deben contener fotografías.
8.5 Declaraciones conjuntas
Tal vez CARE desee poner su nombre en las declaraciones de prensa hechas conjuntamente con otras agencias. Las declaraciones conjuntas dan seguridad cuando se abordan situaciones delicadas. Es más difícil tomar represalias contra varias ONG que contra una sola. Varias ONG que trabajan juntas pueden tener más fuerza que una sola voz. CARE debe aplicar a las declaraciones conjuntas el mismo procedimiento de autorización que aplicaría a sus propias declaraciones.
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9. Fotografías
| þ Lista de comprobación |
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Asegurarse siempre de que se disponga de fotos para las tareas de comunicación. El centro de atención de las fotos debe ser las personas.
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Asegurarse de que las fotos cumplan con los requerimientos técnicos y éticos.
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9.1 Por qué son importantes las fotografías
La Oficina de País debe enviar a COMWG fotografías que confirmen el trabajo realizado en lo que respecta a los medios informativos, las comunicaciones y la recaudación de fondos. Una imagen vale más que mil palabras. Un comunicado de prensa o un reportaje con una fotografía tiene muchas más probabilidades de atraer la atención. Cuando se toma fotografías hay que recordar que se trata de personas, no de cosas. Una fotografía en la que no hay personas es inservible para fines periodísticos.
Para que la fotografía surta el efecto buscado, acérquese a las personas. Muchos reporteros gráficos profesionales pasan cierto tiempo hablando con la persona o el grupo al que quieren fotografiar. Después de establecer una conexión personal, les pregunta si están de acuerdo en que les tome una fotografía. Por lo general no hay objeciones. En caso de haberlas, diríjase a otro grupo o a otra persona y comience nuevamente el proceso. Tenga una lista de lo que muestra cada fotografía para que pueda escribir la leyenda posteriormente. La leyenda debe describir qué es lo que se está viendo, identificar a la persona, y explicar dónde y cuándo se tomó la fotografía.
9.2 Consideraciones técnicas
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Para tomar fotografías que se puedan imprimir en una revista, folleto o periódico, se necesita una cámara de por lo menos 4 megapixeles.
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Tomar fotografías en formato JPG de la más alta calidad.
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El tamaño de las fotografías se puede reducir para enviarlas por e-mail. El tamaño adecuado es postal que mide 4" x 6" (10.16 cm x 15.24 cm), y tiene una resolución de 72 pixeles por pulgada. Una fotografía de este tamaño se puede adaptar fácilmente en las páginas Web. Si alguien quiere una fotografía de mayor resolución para un folleto u otra publicación, se puede enviar el original por e-mail.
9.3 Consideraciones éticas
Pase tiempo con las personas antes de tomarles fotografías. Dígales que se siente a gusto y que no oculta nada y, si es posible, pregúnteles si tienen objeciones antes de tomarles fotografías. Utilice su sentido común. Si las fotografías pueden a poner en peligro la vida de esa persona, no la tome. Las fotografías deben tomar en consideración el Código de Conducta de CARE para proteger la dignidad de las personas afectadas por desastres.
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10. Visibilidad y marca
| þ Lista de comprobación |
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Asegurarse de que el logo de CARE siempre sea visible en las áreas de proyecto y en las fotografías, con autoadhesivos, banderines, camisetas, viseras, etc.
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Siempre hablar de CARE en general, no de áreas concretas ni de determinados miembros de CARE.
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La forma más fácil de identificar a CARE en el campo es exhibiendo su logo en pancartas, banderines y carteles. Asegurar que el logo sea visible en las fotografías de la respuesta. Los trabajadores de CARE deben usar viseras, camisetas, chalecos, etc., con el logo de CARE. En situaciones delicadas, puede ser útil si el personal lleva viseras discretas y camisetas con el logo, que por lo menos permitan identificar a CARE en las fotografías.
Cada vez que hablemos de las actividades de CARE, usemos su nombre. Cuando los medios informativos locales o internacionales citan a algún funcionario de CARE, ellos hablan en nombre de CARE, no de CARE Internacional, ni de un miembro o una Oficina de País en particular (a menos que la entrevista sea con la prensa nacional de un Miembro específico de CARE, momento en que es apropiado hablar en nombre de un Miembro concreto de CARE).
Todas las marcas de CARE también deben cumplir los lineamientos para la creación de marca de identidad, que regulan la reproducción, el estilo y el color del logo. Consultar el Anexo 22.14 Branding Guidelines.
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11.Diferencia entre gestión de medios informativos y gestión de la información
‘Gestión de los medios informativos' alude a las relaciones con los medios noticiosos - televisión, radio y prensa. ‘Gestión de la Información' hace referencia a la información técnica que se debe comunicar al interior de CARE, entre CARE y los donantes, y entre CARE y otras organizaciones de ayuda humanitaria. En CARE, el vehículo fundamental de gestión de la información es el informe de situación, que también es crucial para el trabajo de CARE con los medios informativos. En una emergencia de baja intensidad, el coordinador de prensa también puede ayudar con los informes de situación, con lo cual se ahorraría gastos. En emergencias de gran escala, tratar de combinar ambas funciones provocará serios conflictos y resultados ineficaces tanto en la interacción con los medios como en la gestión de la información. El coordinador tiene que sacrificar una función para hacer frente a las exigencias de la otra. Este es un problema que se repite una y otra vez en las situaciones de emergencia. Lo mejor es separar las dos funciones.
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12. Lineamientos adicionales para operaciones en países donde CARE no tiene presencia
Cuando una emergencia ocurre en un país donde CARE no tiene presencia, el Grupo de Emergencia de CARE (CEG) establece una OP con presencia temporal hasta que su presencia se vuelve permanente.
En este caso, el Director de Respuesta a Emergencias tiene plena autoridad, y el Jefe de Equipo designado asume las responsabilidades del Director de País. El coordinador de prensa para casos de emergencia obtiene el visto bueno del Jefe del Equipo de Respuesta Global para los reportajes, temas de conversación, etc., y además cumple todas las funciones que normalmente cumpliría si una OP estuviera dirigiendo la respuesta.
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14. Otros recursos
Hay excelentes programas de capacitación online, que explican minuciosamente los aspectos técnicos de la redacción periodística.
La página Web de Paul Ricoeur, Jstudies.com, en: www.jstudies.com/resources/, contiene una guía integral de capacitación online y gratuita en redacción de noticias y recursos.
Otra fuente excelente que ayuda a entender cómo funcionan los medios informativos contemporáneos es la página Web del Instituto Poynter, en: www.poynter.org/
La Fundación Annenberg ofrece un extraordinario curso online en video bajo demanda, que consta de 15 partes, en el cual importantes periodistas norteamericanos explican cómo enfocan sus reportajes, realizan entrevistas y manejan las relaciones públicas. El curso se encuentra en: http://www.learner.org/resources/series44.html?pop=yes&vodid=335846&pid=520
Last Updated: 20/10/2011